NADBAŁTYCKIE CENTRUM KULTURY W GDAŃSKU poszukuje pracownika na stanowisko:
Specjalista/ka ds. administracji
Wymagania:
- wykształcenie wyższe oraz min. 2 lata doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego lub wykształcenie średnie oraz min. 5 lat doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego
- biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365(Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams)
- wiedza z zakresu powierzonego stanowiska
- dobra organizacja pracy
- bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie
- komunikatywna znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego języka obcego
- wymagane dokumenty: życiorys, oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, oświadczenie, o którym mówi ustawa o ochronie małoletnich do celów weryfikacji niekaralności, opcjonalnie (do wglądu podczas spotkania) dokumenty potwierdzające wykształcenie, doświadczenie zawodowe i umiejętności, referencje mile widziane
Obowiązki pracownika:
- obsługa administracyjno - realizacyjna przedsięwzięć i działalności bieżącej, w tym nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz opracowywanie oraz aktualizacja procedur administracyjnych, a także organizacja zaopatrzenia instytucji w materiały i sprzęt
- administracyjne wspieranie działalności komórek organizacyjnych NCK, w tym współpraca przy przygotowywaniu projektów zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych
- wspieranie prowadzenia spraw najmu i użyczania pomieszczeń NCK w uzgodnieniu z kierownikiem Działu Produkcji i Organizacji
- zlecanie dodatkowych prac firmom sprawującym ochronę fizyczną obiektów oraz firmie sprzątającej – zgodnie z harmonogramem imprez odbywających się w NCK
- współpraca przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań dot. udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej obowiązującego progu przetargowego, zgodnie z postanowieniami regulaminu wewnętrznego
- wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej
- dokonywanie samooceny w ramach kontroli zarządczej
- uwzględnianie zasad dostępności, równości i inkluzyjności w projektowaniu i realizacji działań
- nadzór nad wyposażeniem biurowym i majątkiem instytucji
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową i zaopatrzeniem
- udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych
- prowadzenie magazynu wydawnictw NCK, dystrybucja wydawnictw, w tym prowadzenie sprzedaży przez internet
- dokonywanie zakupów na bieżące potrzeby NCK, na podstawie zleceń wydanych przez Dyrektora/kierownika Działu
- sporządzanie zestawień, raportów i analiz administracyjnych
- przygotowywanie danych do planów rzeczowo-finansowych
- analiza kosztów administracyjnych
- rekomendowanie usprawnień organizacyjnych i optymalizacji procesów
- wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej
- wykonywanie kontroli merytorycznej NCK Gdańsk
- udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych
- pełnienie funkcji członka zakładowej komisji przetargowej
- przygotowywanie projektów umów związanych z realizowanymi zadaniami we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym
- gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu wykonywanych obowiązków pracowniczych
- współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi pracownikami NCK
- monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt)
- podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych itd
- dbanie o bardzo dobry wizerunek NCK Gdańsk
- wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności NCK Gdańsk oraz w kompetencjach pracownika, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami, w tym zastępowanie innych pracowników w czasie ich nieobecności.
Miejsce pracy:
- Gdańsk, Śródmieście (Ratusz Staromiejski oraz Centrum św. Jana w Gdańsku)
Zmianowość:
- Praca zgodnie z grafikiem ustalonym z pracodawcą.
Zapewniamy:
- umowa o pracę na okres próbny, następnie roczna na czas określony
- wynagrodzenie zasadnicze w wysokości zależnej od posiadanego doświadczenia i kompetencji
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach
- możliwość uzyskania dofinansowania do studiów wyższych, nauki języków obcych
- możliwość realizacji pasji i zainteresowań związanych z kulturą i sprawami społecznymi
- udział w wielu wydarzeniach kulturalnych
- dodatek stażowy, w zależności od stażu pracy, od 5 do 20%
- świadczenie urlopowe
- możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie
- możliwość otrzymania premii motywacyjnej oraz nagrody rocznej
- możliwości awansu lub przeniesienia do innego działu
- warunki pracy zgodne z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy
- elastyczne godziny pracy
- stabilna praca w kreatywnym zespole
- narzędzia niezbędne do wykonywania pracy
-
zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni o terminie rozmowy wstępnej
-
oferty osób niezakwalifikowanych zostaną zniszczone 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji
- dokumenty można wysyłać drogą mailową, osobiście lub pocztą na adres korespondencyjny
- ogłoszenie do 20.09.2026 r.
- kontakt z wybranymi osobami do 25 września 2026 r.
- rozmowy kwalifikacyjne do końca września 2026 r.
-
W Nadbałtyckim Centrum Kultury w Gdańsku stosuje się Procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura dostępna jest na BIP: https://bip.nck.org.pl/sites/default/files/media_files/procedura_zgloszen_ochrona_sygnalistow.pdf
W CV prosimy o zamieszczenie następującej klauzuli:
"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji".
Osoby zainteresowane ofertą, prosimy o kontakt z Centrum Pracy Seniorek i Seniorów pod numerem telefonu 58 500 56 35 lub osobiście (al. Grunwaldzka 30/32, 80-229 Gdańsk).