KIEROWNIK/KIEROWNICZKA DZIAŁU ADMINISTRACJI I EKSPLOATACJI 2527/26

NADBAŁTYCKIE CENTRUM KULTURY W GDAŃSKU poszukuje pracownika na stanowisko:

Kierownik/Kierowniczka Działu Administracji i Eksploatacji

Wymagania:

• wykształcenie wyższe

• doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury
• biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams)
• wiedza z zakresu powierzonego stanowiska
• umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem
• bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka
• umiejętność zarządzania  zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata)
• umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność; wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne
• wymagane dokumenty: CV, przygotowanie: 3 kluczowe wyzwania dla administracji i eksploatacji w instytucji kultury o interdyscyplinarnym charakterze i mieszczącej się w zabytkowych budynkach - prosimy wymienić i omówić oraz jak widzi Pani_Pan zarządzanie działem i zespołem pracowniczym, w tym osobami współpracującymi, oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, oświadczenie, o którym mówi ustawa o ochronie małoletnich do celów weryfikacji niekaralności, opcjonalnie (do wglądu podczas spotkania) dokumenty potwierdzające wykształcenie, doświadczenie zawodowe i umiejętności, referencje mile widziane

Obowiązki pracownika:

• organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników

• koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami – w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój
• stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej

• wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu

• dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników

• prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale
• opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu

• zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi

• przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym

• sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk

• inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk

• koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk

• weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów

• wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu

• udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora

• gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział

• monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt)

• wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami

• dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd.

• przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu

• współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych
• współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt
• stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań

• podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd.

• zarządzanie infrastrukturą techniczną i przestrzenną, a także dostępnością architektoniczną, w tym terenami zielonymi wokół zabytkowych obiektów i oddawaniem majątku do używania osobom trzecim
• zarządzanie pracą serwisów sprzątających, ochrony mienia, gospodarki odpadami
• przestrzeganie przepisów i wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji osób zagrożonych (PPOŻ), przegląd obiektów, zapewnienie sprawnego funkcjonowania znajdujących się w nich instalacji i urządzeń (m.in. instalacji wodnych, grzewczych, elektrycznych, systemów zabezpieczeń, nagłaśniających i multimedialnych)
• planowanie i realizacja prac technicznych, remontów i inwestycji
• współpraca i administracyjno-techniczne wspieranie działalności wszystkich komórek organizacyjnych

• przygotowanie i realizacja wszelkich spraw związanych ze składaniem zamówień publicznych przez NCK Gdańsk oraz udział w komisjach przetargowych

• prowadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej oraz dokumentacji technicznej budynków, w tym inwentaryzacji

• prowadzenie spraw ubezpieczeń NCK Gdańsk

• utrzymanie porządku i bezpieczeństwa, w tym bieżące reagowanie na awarie i usterki
• dokonywanie zakupów zgodnie z bieżącymi potrzebami komórek organizacyjnych NCK Gdańsk

• prowadzenie magazynu wydawnictw i gadżetów NCK Gdańsk

• realizacja procesu zamówień zarówno w sklepie internetowym jak i stacjonarnym
• digitalizacja zbiorów i archiwizacja w ramach archiwum zakładowego prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami archiwalnymi

Miejsce pracy:

• Gdańsk, Śródmieście (Ratusz Staromiejski oraz Centrum św. Jana w Gdańsku)
  

   

Zmianowość:

• Praca zgodnie z grafikiem ustalonym z pracodawcą, elastyczne godziny pracy.

Zapewniamy:

• umowa o pracę na okres próbny, następnie roczna na czas określony
• wynagrodzenie zasadnicze w wysokości zależnej od posiadanego doświadczenia i kompetencji
• możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach
• możliwość uzyskania dofinansowania do studiów wyższych, nauki języków obcych
• możliwość realizacji pasji i zainteresowań związanych z kulturą i sprawami społecznymi
• udział w wielu wydarzeniach kulturalnych
• dodatek stażowy, w zależności od stażu pracy, od 5 do 20%

• dodatek funkcyjny od 20 do 25%

• świadczenie urlopowe
• możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie
• możliwość otrzymania premii motywacyjnej oraz nagrody rocznej
• możliwości awansu lub przeniesienia do innego działu
• warunki pracy zgodne z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy
• elastyczne godziny pracy
• stabilna praca w kreatywnym zespole
• narzędzia niezbędne do wykonywania pracy

• zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni o terminie rozmowy wstępnej

• oferty osób niezakwalifikowanych zostaną zniszczone 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji

• dokumenty można wysyłać drogą mailową, osobiście lub pocztą na adres korespondencyjny
• ogłoszenie ważne do 18.10.2026 r.
• kontakt z wybranymi osobami do 23.10.2026 r.
• rozmowy kwalifikacyjne do końca października 2026 r.
• w Nadbałtyckim Centrum Kultury w Gdańsku stosuje się Procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura dostępna jest na BIP: https://bip.nck.org.pl/sites/default/files/media_files/procedura_zgloszen_ochrona_sygnalistow.pdf

W CV prosimy o zamieszczenie następującej klauzuli: 

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji".

Osoby zainteresowane ofertą, prosimy o kontakt z Centrum Pracy Seniorek i Seniorów pod numerem telefonu 58 500 56 35 lub osobiście (al. Grunwaldzka 30/32, 80-229 Gdańsk).